La fourniture des services liés aux technologies de l’information et de la communication s’inscrit dans la mission de service public de l’Enseignement supérieur. Elle répond d’une part à un objectif pédagogique et professionnel et d’autre part à une utilisation privative conformément aux dispositions en vigueur protégeant la vie privée.
Par cette offre, l’établissement met à disposition de ses utilisateurs un outil de travail utilisant les services électroniques de communication qui doit en particulier permettre d’améliorer la circulation de l’information au sein de l’établissement et de la rendre accessible à tous et a toutes, de façon à renforcer la cohérence et l’efficacité de la démarche éducative et administrative.
La Charte précise tout d’abord son cadre légal. Elle définit les droits et obligations que l’établissement s’engage à respecter et notamment les conditions et les limites des éventuels contrôles portant sur l’utilisation du service.
Cette Charte est spécifique à l’utilisation de la plate-forme Google "Workspace" de l’établissement (courriels et différents services).
Elle rappelle l’existence de sanctions disciplinaires applicables en cas de contravention aux règles établies ou rappelées par la Charte.
La quantité et la facilité de circulation des informations et des contenus sur internet ne doivent pas faire oublier la nécessité de respecter la législation. Internet et les réseaux de communication numériques ne sont pas des zones de non-droit.
Le rappel non exhaustif des règles de droit principalement concernées par l’utilisation d’Internet et du service proposé vise le double objectif de sensibiliser l’utilisateur à leur existence et à leur respect et de renforcer ainsi la prévention d’actes illicites, ainsi réprimés par les dispositions du code pénal Algérien (Ordonnance n° 66-156 du 8 juin portant code pénal modifiée et amendée).
Sont ainsi notamment (mais pas exclusivement) interdits et pénalement sanctionnés :
Google Workspace for Education est une édition de Google destinée au secteur de l’éduction et l’enseignement supérieur. Elle offre en plus de la messagerie électronique :
L’utilisateur est le bénéficiaire d’un accès aux services numériques et notamment au service de messagerie proposé par l’établissement, selon les informations techniques précisées dans le document « Détails techniques relatifs à Google Workspace for Education».
Le moyen d’accès à Google Workspace, mis à disposition de l’utilisateur est constitué d’un identifiant et d’un mot de passe strictement personnels, confidentiels et incessibles (ils ne doivent donc jamais être transmis à un tiers ni même à un supérieur hiérarchique). Il ne faut jamais répondre à un message électronique demandant ses codes d’accès, même si ce dernier peut paraître venir d’un service informatique de l’établissement, d’une instance administrative ou juridique, il s’agit en fait d’une attaque de type hameçonnage (phishing).
Aucun personnel, aucune entité ou autorité administrative n’est autorisée ni habilitée à demander ces informations.
L’établissement fait bénéficier à toute personne remplissant les conditions ci-dessus définies à l’article 3 d’un accès au service qu’il propose.
Le service est conforme aux standards techniques de l’Internet et aux normes en usage. La politique en place à l’établissement est détaillée dans le document « Détails techniques relatifs à Google Workspace for Education».
L’établissement s’engage à respecter les règles légales de protection des données à caractère personnel. Il garantit notamment à l’utilisateur :
L’établissement dispose des moyens techniques suivants pour procéder à des contrôles de l’utilisation de ses services:
L’utilisateur accepte un contrôle à posteriori de l’utilisation de son service qui ne pourra porter que sur des indications générales de fréquence, de volume, de taille des messages et des fichiers, du format des documents et des pièces jointes, sans qu’il n’y ait aucun contrôle sur le contenu des messages et fichiers échangés.
L’établissement garantit à l’utilisateur que seuls ces moyens de contrôle sont mis en œuvre. Ces contrôles techniques sont justifiés :
L’utilisateur s’engage à respecter la législation en vigueur, évoquée à titre non exhaustif à l’article 1, et notamment :
L’utilisateur est responsable de l’usage qu’il fait du service. Il assure notamment, à son niveau, la sécurité de ce service et s’engage à ne pas apporter volontairement de perturbations à son fonctionnement.
L’utilisateur s’engage à ne pas effectuer, de manière volontaire, des opérations pouvant nuire au fonctionnement du service. Il s’engage notamment à :
L’utilisateur s’engage à utiliser le service de manière la plus raisonnable possible. Il est rappelé que l’envoi d’un message n’implique pas une réponse immédiate. Le destinataire dispose d’un délai raisonnable pour y répondre.
Il est recommandé afin de faciliter la circulation de l’information :
En cas d’absence de l’utilisateur, celui-ci s’engage à utiliser tant que possible le gestionnaire d’absence de l’outil de messagerie qui permet de renseigner une réponse automatique adressée à chaque expéditeur en précisant en particulier la période d’absence et les autres adresses où le message peut être envoyé en cas de nécessité.
Lors de la mutation d’un utilisateur, il convient d’éviter que sa boîte de messagerie continue à recevoir des messages au titre des fonctions qu’il quitte. En cas de départ définitif de l’établissement pour éviter que des courriers électroniques ne soient pas relevés, que des boites de messagerie demeurent inutilisées, que des messages personnels ou confidentiels soient lus par des agents qui n’en sont pas destinataires, l’utilisateur s’engage à suivre la procédure suivante:
Dans le cas de décès de l’utilisateur ou s’il s’absente sans préavis et est injoignable, l’institution se réserve le droit de supprimer tout message de réponse automatique ou redirection qui impacterait le bon fonctionnement des services. Un autre message de réponse automatique pourra être ajouté. Le service messagerie, sur demande écrite du directeur de l’établissement, pourra accéder à la boite de messagerie afin de transmettre les messages nécessaires à la continuité de service. C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser les adresses de messagerie fonctionnelles plutôt que nominatives.
Dans le cas du décès ou d’une radiation d’un utilisateur et notamment pour les besoins de la continuité de service, l’institution pourra être amenée à supprimer tout message de réponse automatique qui aurait été rédigé et à mettre en place un nouveau message indiquant vers qui les expéditeurs doivent se tourner. Si une redirection des messages électronique était en place, cette dernière pourra également être supprimée.
De plus, le compte de messagerie est verrouillé ainsi que les accès aux services numériques à partir du compte de cette personne, 24 heures maximum après la saisie de l’information de décès ou de radiation dans la base de données des ressources humaines ou de la scolarité par les services habilités.
Les données de l’utilisateur sont cependant conservées afin de pouvoir être fournies en cas de réquisition judiciaire ou sur demande du responsable de l’établissement pour assurer la continuité de service. Ce temps de conservation ne saurait excéder la durée normale de validité du compte.
Sur demande du responsable de l’établissement et en cas d’absence prolongée ou de décès d’un personnel, en invoquant la continuité de service pour justifier la transmission de certains messages, dans ce cas, l’accès au compte est strictement encadré.
L’utilisateur s’engage à effectuer une utilisation rationnelle et loyale du service, afin d’en éviter la saturation ou le détournement à des fins personnelles
L’utilisateur est tenu de se déconnecter du service et de fermer son navigateur immédiatement après l’usage du service, en particulier si l’utilisation a lieu sur un équipement informatique ouvert au public. La responsabilité de l’établissement ne saurait être engagée en cas de non-respect de cette obligation.
L’utilisateur s’engage à ne pas utiliser des listes d’adresses de messagerie, des listes de diffusion pour un objectif autre qu’administratif, pédagogique ou éducatif, tel que rappelé dans la présente Charte. L’utilisateur s’interdit à l’occasion du service proposé par l’établissement de faire de la publicité sur des produits ou services du commerce.
L’utilisateur s’interdit de retransmettre un message électronique après l’avoir modifié, lui ou une de ses pièces jointes, sans mentionner explicitement les modifications effectuées. En cas de réutilisation d’une partie de son texte, cet usage doit être clair et ne pas modifier le sens initial du document.
L’utilisateur s’engage autant que faire se peut à disposer d’une protection anti-virus sur les moyens informatiques qu’il utilise et de désactiver des fonctions pouvant exposer le système aux virus. Si l’utilisateur est victime d’un virus dans une pièce jointe, il doit cesser tout envoi sur la messagerie et prévenir le service informatique de sa composante et ceux à qui les fichiers contaminés ont été envoyés voire ceux qui l’ont créé.
En aucun cas les données personnelles présentes dans l’annuaire sur lequel s’appuie le service ne peuvent être extraites, reproduite ou diffusé vers des tiers, sans l’autorisation expresse de la personne concernée, ni servir à l’envoi collectif de messages qui ne serait pas strictement justifié par un usage pédagogique, ou administratif, notamment dans le cas d’une démarche commerciale ou publicitaire, politique ou religieuse, contraire aux principes de neutralité de l’Enseignement Supérieur.
Dans la limite de ses moyens techniques, l’établissement peut mettre à disposition des services qui le demandent, une ou plusieurs adresses de messagerie électronique fonctionnelles. Ces adresses ainsi créées permettent la distribution de messages électroniques à une ou plusieurs personnes et ainsi un travail collectif et la continuité de service en cas d’absence ou de départ de personnels.
Les normes de nommage de ces adresses de messagerie électronique fonctionnelles sont détaillées dans le document « Détails techniques relatifs à la Plate-forme Google Workspace».
Le responsable/gestionnaire de la liste devra être obligatoirement présent dans la base de données des personnels de l’établissement et disposer d'une adresse en « univ-bejaia.dz ». Il lui appartiendra de maintenir à jour la liste des destinataires. Il est également possible d’alimenter la liste des abonnés automatiquement.
Les listes de diffusion institutionnelles relèvent de la responsabilité exclusive de l’établissement. Tous les personnels et étudiants sont inscrits à ces listes et n'ont pas la faculté de se désabonner.
Les listes de diffusion institutionnelles sont soumises à un circuit de modération sous la responsabilité du responsable de l’établissement. Toutefois, l’établissement ne pourra pas bloquer la diffusion d'un message, à l'exception des cas suivants :
Sauf décision contraire du responsable de l’établissement, le compte de G-suite reste accessible :
Par exception, la fermeture du compte sera effective 24heures maximum après la saisie de l’information de décès ou de radiation dans la base de données des ressources humaines ou de la scolarité par les services habilités :
S’il s’avère qu’un utilisateur a communiqué ses identifiants d’accès, le compte peut être verrouillé sans délai pour des raisons de sécurité. L’accès sera rétabli conformément aux modalités prévues à l’article 4.5.
Si un utilisateur communique ses codes d’accès notamment en répondant à un message électronique comme décrit à l’article 4 (mail de phishing) il expose l’établissement à une inscription sur liste noire chez des fournisseurs d’accès messagerie (hotmail, yahoo, gmail, …). Les messages venant de l’établissement sont rejetés par ces fournisseurs, conséquence grave et impactant tout l’établissement. Le compte pourra être verrouillé sans délai pour des raisons de sécurité et en cas de récidive, des sanctions pourraient être appliquées.
Uniquement en cas d’inactivité durant les deux mois suivants la création du compte pour un personnel, le compte sera automatiquement verrouillé pour des raisons de sécurité. L’accès sera rétabli conformément aux modalités prévues à l’article 4.6.
Il EST ENFIN PRECISE QUE LE NON-RESPECT DU CONTENU DE CETTE CHARTE POURRA FAIRE L’OBJET DES LIMITATIONS ET SANCTIONS SUIVANTES
En cas notamment de non-respect des règles définies dans la présente Charte et des modalités définies dans les guides d’utilisation, la « personne juridiquement responsable » pourra, sans préjuger des poursuites ou procédures de sanctions pouvant être engagées à l’encontre de l’utilisateur, limiter les usages par mesure conservatoire.
Par « personne juridiquement responsable », on entend : toute personne ayant la responsabilité de représenter l’établissement.
Tout abus à des fins extra-universitaires, dans l’utilisation des ressources mises à disposition de l’utilisateur, est passible de sanctions.
Le non-respect des règles établies ou rappelées par la présente Charte pourra donner lieu à la suspension de l’accès au service et à des sanctions de nature disciplinaire, nonobstant des poursuites judiciaires qui pourront être engagées en cas d’atteinte à la législation en vigueur notamment les cas cité dans l’article 1 de la présente charte.
La présente Charte a valeur de règlement intérieur pour ce qui concerne l’usage de la plate-forme Google Workspaceet des services associés.
L’utilisateur est une personne enregistrée dans le Système d’Information (SI) de l’université de Bejaia (ex : base de données des personnels, base de données des étudiants, …). Les personnes directement employées par l’université de Bejaia ayant une affectation administrative valide et, un contrat de travail pour les personnels contractuels ou une carrière pour les personnels titulaires en font automatiquement partie, ainsi que les étudiants ayant une inscription administrative valide pour l’année universitaire en cours.
Si ce n’est pas le cas, il appartient à la personne de régulariser sa situation auprès du service concerné :
L’utilisateur peut aussi être un doctorant, un enseignant tcontractuel ou un post-doctorant rémunéré par un organisme hors université de Bejaia (personnels CHU, Autres universités…).